Közös kezelési rendszer, Account Options

DigitalizációTippek, trükkök Minden vállalkozás működtetése során számos típusú feladat merül fel. Ezek rendszerezése, átlátása sok fejtörést okoz, elmaradásuk esetén pedig bosszúságot, vagy konkrét veszteséget.

Akár könyvelőirodáról, akár mikrovállalkozásról van szó, ez közös probléma.

Kintlévőség kezelése Adósság rendezés kényelmesen, átláthatóan Napjaink egyik legnagyobb problémája a társasházaknál és a lakásszövetkezeteknél, hogy a kintlévőségeket közös költség tartozás, stb.

Vannak egyértelmű helyzetek, például amikor megjön az áru és bevételezzük, vagy a partnerünk behozza a havi számlákat és lekönyveljük.

De mi van egy határidős ajánlattal, egy telefonon érkezett ügyféligény visszaigazolásával, vagy a hibás beszállítói számlák múlt hétről elmaradt utánajárásával?

Feladatok (és közös munka) kezelése okosan

Erre fogok ma ebben a posztban tippeket adni. Miben segít a szoftver? Először is tisztázzuk, általában egy szoftver hogyan tudja támogatni a feladatok elvégzését.

Az gondolom, két markáns tábor közös kezelési rendszer az egyikbe tartozol magad is: vagy ismersz, használtál vagy használsz már bármilyen webes feladatok kezelését vagy csoportmunkát támogató rendszert Trello, Easynote, Monday.

Vagy érzed, hogy valami jól jönne, de nem tudod, mire is lenne pontosan szükséged, nem mérted még fel a lehetőségeket, maradtál a hagyományos papír, naptár, telefon, e-mail eszköztárnál.

Közös kezelési rendszer

Bármelyik csoportba is tartozol, érdemes tovább olvasni, mert érdekes lesz a folytatás. Nem ismersz még minket?

Röviden: a SMARTBooks sokkal több, mint egy könyvelő vagy ügyviteli szoftver, hiszen mind a könyvelő, mind a vállalkozás számára egy közös platform: egy digitális csapattag, közös kezelési rendszer mindegyik fél munkáját megkönnyíti. Ennek pedig nyilvánvaló része a feladatkezelés támogatása is. Ha összetettebb feladatokat kell megoldani… Alapvetően lehet magunknak feladatokat, emlékeztetőket, határidőket rögzíteni a rendszeren belül ott, és akkor, amikor a feladat felmerül.

Azonban az igazi kihívás ott kezdődik, ha több szereplő van a játékban. Például a munkatársamat kérem meg egy egyedi feladatra?

Vagy havonta, 8-áig ki kell küldeni adott partnereknek egy kérdést, vagy számlaösszesítőt? Esetleg épp a partnerektől kell begyűjteni hetente, havonta adatokat, és nem tudom, ki hogyan áll?

Ennél már csak egy érdekesebb eset van, mikor az ügyviteli rendszerünkben egy konkrét partnerhez, számlához, ajánlathoz kapcsolódik egy feladat. Gyors feladatrögzítő ablak Minden képernyőn, egyetlen gombnyomással a feladat ikonra kattintva megnyílik egy gyors feladatrögzítő ablak, ahol két-három mező kitöltésével rögzíthető a kapcsolódó teendő. Adható meg felelős, leírás, határidő, és menthetjük is. A kolléga, vagy egy könyvelő-könyvelt cég viszonylatban akár a partnerünk munkatársa azonnal értesítést kap hiszen a felhőben egy közös integrált rendszert használunk, akkor is, ha annek két különböző felét látjuk könyvelőként és vállalkozóként!

Kintlévőség kezelése

Egyetlen klikk, és a másik fél azon a feladaton, számlán, képernyőn áll, ahol szeretnénk, Nincs keresgélés a levelek, vagy menüpontok és listák közt. Beállíthatjuk, hogy ha változik a feladat státusza, mi is automatikusan értesüljünk, éppúgy, ahogy a beállított határidő lejáratáról is kaphatunk értesítést akár egy nappal hamarabb, hogy ne legyen késő.

Beszélgető panel Sőt, egy-egy számlán állva, a képernyő szélén kinyitva egy kis beszélgető panelt, egymásra is írhatunk és persze erről is kaphat a másik fél értesítéstígy megint e-mailek végtelen keresgélése nélkül hatékonyan, egyszerűen, átláthatóan üzenhetünk egymásnak, méghozzá úgy, hogy az adott bizonylatot kinyitva közös kezelési rendszer is látjuk a hozzá kapcsolódó korábbi kommunikációt!

Szóval, ezt is integráltuk egy rendszerbe, mert közös kezelési rendszer a hatékony és átlátható működés. A SMARTBooks ezen a téren is digitális asszisztensként segíti a munkánkat, emlékezteti partnereinket, munkatársunkat, minket, ha történés van, de nem terhel felesleges infókkal, csak akkor szól, ha kértünk valamiről értesítést, vagy ha határidő közeleg.